Apa Itu yang Disebut Business Plan?

Sering kita mendengar cerita teman-teman yang berniat membuka usaha kecil-kecilan sampai skala sedang. Mereka menyiapkan sejumlah dana untuk dialokasikan pada suatu kegiatan bisnis. Namun tidak berapa lama, kita mendengar kabar lagi: usaha sudah berhenti, bangkrut, berantakan dan bercerai berai. Mengapa bisa terjadi? Segudang alasan dengan mudah bisa ditampilkan. Tetapi, yang menjadi penyebab paling krusial adalah tidak adanya business plan yang baik.

Usaha berjalan dengan perencanaan yang hanya tersimpan di kepala, di dalam ingatan saja. Memang, tidak ada yang salah. Tetapi, ketika ruang lingkup usaha semakin besar, semakin kompleks, serta melibatkan banyak orang dan membutuhkan dukungan finansial yang tidak sedikit, maka pada saat itulah  kita membutuhkan business plan. 

Para ‘pakar’ bisnis  di seantero jagad ini, telah banyak mendefinisikan apa itu  business plan. Tetapi, saya hanya ingin mendefinisikan dengan lugas dan praktis saja, bahwa: business plan  diartikan sebagai kendali arah dalam menjalankan usaha. Ia berfungsi sebagai pembuka peta jalan dalam meraih keuntungan sebesar-besarnya. 


Mengapa banyak perusahaan yang mengalami kegagalan kemudian bangkrut, lantas berakhir dengan pemutusan hubungan kerja? Penyebab utamanya karena business plan terlalu banyak dibicarakan, tetapi  terlalu sedikit dilaksanakan. 

Terlalu sering pertemuan digelar. Gagasan pun meluncur deras. Dana disiapkan. Dan sejumlah orang siap direkrut. Tetapi acapkali mereka lupa betapa pentingnya untuk membahas business plan yang tepat. Maka yang terjadi hanya antusiasme yang membuncah penuh gambaran optimistik, tetapi tidak menginjak bumi. Beragam analisis berhamburan keluar dari mulut dan pikiran orang-orang yang  berada di ruang-ruang rapat. 

Biasanya, setelah selesai rapat mereka pun kemudian sudah lupa. Hanya ingat apa yang paling mereka senangi saja dan apa yang ingin mereka ingat saja karena memang tidak ada business plan yang dituangkan secara tertulis di atas meja. Juga  tidak ada yang mengambil peran menjadi seorang yang skepticist, yang pikirannya dipenuhi dengan pertanyaan-pertanyaan kritis dengan tujuan memastikan semua gagasan itu bisa di implementasikan di tingkat kenyataan dan bisa berjalan secara operasional.

Apa yang terjadi pada hari-hari berikutnya? Sudah bisa ditebak, kemajuan bisnis berada dalam kondisi stagnan, karena terjadi miskomunikasi. Yang muncul adalah interpretasi multi tafsir ketika rencana usaha harus disampaikan kepada orang/pihak lain. Termasuk para manajer, staf dan seluruh karyawan, yang tidak hadir di ruang itu.

Business plan harus tampil secara tertulis dalam bentuk penyajian yang singkat, tepat, padat, jelas dan lugas, sehingga semua pihak yang terkait, bisa memiliki gambaran yang sama terhadap rencana usaha yang hendak di jalankan. 


Ini sangat penting, guna memastikan setiap kegiatan tidak mandek, sehingga seluruh tim kerja bisa berjalan sinkron dan kompak dengan komando yang jelas.  Sebab jika tidak, bahkan tanpa ada arah serta fokus yang jelas, itu sama artinya: perusahaan ini hanya akan menemui jalan buntu. Tidak memiliki masa depan. 

Sebenarnya, dalam skala usaha apa pun, business plan tetap dibutuhkan. Tujuannya adalah bagaimana menjembatani keinginan  bersama menjadi kenyataan. Dan itu seharusnya dikupas tuntas atau dibahas habis-habisan sebelum suatu tindakan apapun dilakukan di dalam perusahaan. Di mana perlu, mereka (para manajer itu) berkelahi (maksudnya, berdebat keras) di ruang terbatas. tetapi konsisten dan saling mendukung setelah mereka berada di luar ruang rapat. Apalagi ketika berhubungan dengan pihak lain. 

Esensi apa yang diperlukan dari rencana usaha ini? Untuk menjawabnya, tidak perlu seorang lulusan Harvard atau Thunder Bird, karena yang diperlukan  hanyalah deskripsi tentang: Bidang apa sebenarnya bisnis yang dijalankan ini? Apa alasan-alasan yang menyebabkan bisnis ini layak di jalankan? Apa landasan dibalik semua kegiatan usaha ini? Bagaimana melihat arah dan pencapaian yang diinginkan dalam jangka pendek, menengah dan masa yang jauh ke depan? Kemudian ruh apa yang bisa menggerakkan sehingga keinginan itu bisa diraih? Singkatnya, kita butuh misi yang jelas. Butuh perumusan tujuan, sasaran yang ingin dicapai dan target-target yang terukur. 

Sedangkan di bidang operasional, kita butuh pedoman, mekanisme, alur kerja dan SOP (standard operational and procedure) yang bisa menjadi pegangan. 

Lebih jauh lagi, kita butuh kerangka dasar bagi arah pengembangan perusahaan ke depan dan kebiasaan-kebiasaan baik yang menjadi ciri khas yang sering disebut budaya kerja. Sehingga perencanaan yang dibuat ini benar-benar  bisa menciptakan jembatan yang menghubungkan antara realitas yang menginjak bumi dengan mimpi yang tergantung di langit. Seperti keinginan memperoleh laba yang besar,  tercapainya penghargaan bergengsi seperti pengakuan dari lembaga sertifikasi internasional (ISO) dan persiapan penggalangan dana dari publik.

Anda tidak perlu menjadi seorang pakar bisnis untuk memahami hal ini. Dari pengalaman orang lain yang bisa kita lihat dan dengar saja, bisa disimpulkan bahwa semakin jelas suatu keinginan itu bisa dideskripsikan, akan semakin mudah untuk mencapainya. Satu hal yang teramat penting melebihi segalanya adalah, bahwa semua kegiatan perencanaan strategis itu harus dibingkai dalam suatu KERANGKA WAKTU. Gunanya untuk mengukur kinerja, pencapaian  dan  prestasi perusahaan. Sebab tidak ada satupun kriteria kesuksesan yang tidak menyertakan satuan waktu.

Biasanya, 3 (tiga) – 6 (enam)  bulan pertama adalah periode kritis. Selanjutnya, 7 - 24 bulan adalah pembentukan mekanisme dan aplikasi SOP. Kemudian 3 - 4 tahun sesudah itu memasuki periode penguatan pasar dan pembukaan keagenan/cabang. Baru pada tahun ke-5 semestinya sudah terbentuk  sistem dan budaya kerja. Inilah kerangka waktu yang cukup agresif, bagi sebuah perusahaan kecil. 

Pendekatan Operasional

Yang sering dilupakan di bidang operasional adalah: Pedoman Penilaian Kelayakan suatu proyek yang akan dikerjakan. Selanjutnya, siapkan juga alat ukur yang digunakan untuk menilai efektivitas operasional pekerjaan.

Untuk memastikan pelaksanaan suatu pekerjaan bisa berjalan sesuai rencana, maka diperlukan juga adanya pedoman pelaksanaan kontrol (baik Internal maupun Eksternal). Selanjutnya jangan lupa dengan pentingnya Monitoring dan Evaluasi.

Balik lagi ke soal utama: apa sebenarnya fungsi Business Plan ini? Bagi internal perusahaan, jelas diperlukan upaya untuk bisa mendefinisikan: arah, tujuan, sasaran dan target perusahaan. Pemahaman hal ini sangat diperlukan oleh seluruh karyawan agar tercipta sinkronisasi dan harmonisasi kerja di seluruh bagian. Perlu aturan dan prosedur di dalam suatu sistem kerja internal perusahaan. Ketahui juga, nilai apa saja yang dianggap sebagai kriteria efisiensi penyelesaian suatu proyek untuk meningkatkan produktivitas. Tujuan akhir dari semua ini tentu saja agar para pengambil keputusan bisa menebak hasil akhirnya yakni KEUNTUNGAN YANG OPTIMAL.

Sedangkan bagi pihak EKSTERNAL perusahaan, business plan merupakan pintu masuk untuk membangun kerjasama dengan pihak (perusahaan) lain. Selain itu, juga untuk meningkatkan hubungan baik dengan vendor dan supplier. Membantu upaya fund rising dengan pihak Perbankan dan/atau Investor/Pemodal lokal dan Internasional. Juga sebagai sarana bagi pihak luar untuk menilai kinerja Perusahaan. Serta membantu meningkatan business linkage dan networking.

Setelah semua itu bisa dijelaskan, maka kita masuk ke soal yang lebih terperinci. Antara lain: penempatan orang-orang melalui Struktur Organisasi. Struktur Permodalan. Serta  deskripsi tentang:  pekerjaan yang telah, sedang dan akan dikerjakan. Uraian tentang rencana tindak dalam jangka pendek, jangka menengah dan jangka panjang.

Pedoman Kelayakan

Kelayakan suatu Job Order hendaknya mengacu dan berdasarkan kepada KOMPETENSI. Mari kita tanyakan: adakah kesanggupan, keahlian dan kemampuan kita dalam menangani jenis pekerjaan ini? Ini mengenai ketersediaan TENAGA KERJA dan PERALATAN (termasuk dan tidak terbatas pada: kendaraan, alat-alat berat dan sarana pendukung lainnya).

Bagaimana dengan KEUANGAN? Apakah suatu project dapat dijalankan (menguntungkan) dari aspek: budgeting,  cost and benefit dan term of return? Bagaimana dengan analisis biaya lainnya serta risiko-risikonya?

Setelah semua itu terjawab, pertanyaan sederhana tetapi sangat penting berikutnya adalah soal LEGALITAS. Apakah suatu pekerjaan ini 'aman’ dari aspek: legal operasional, keabsahan dokumen-dokumen. Termasuk masalah perpajakan. Jangan pernah main-main dengan soal yang terakhir ini, jika Anda tidak ingin bermasalah di kemudian hari. 

Kita juga membutuhkan penjelasan tentang SIAPA mengerjakan APA? Ini bicara tentang struktur organisasi. Misalnya, siapa yang bertanggungjawab merancang dan melaksanakan Pengendalian? Pada dasarnya, pengendalian dibagi dua: pegendalian INTERNAL  dilaksanakan dengan menggunakan Instrumen KEUANGAN (budgeting control), yang dipersiapkan oleh mereka yang memahami prinsip dan operasional akunting.   

Kemudian pengendalian EKSTERNAL yang dilaksanakan oleh General Manager dibantu Manager Operasional, dengan mengacu kepada ukuran: WAKTU / target penyelesaian pekerjaan sesuai dengan JADWAL KERJA; EFISIENSI pembiayaan; EFEKTIVITAS pelaksanaan baik mengenai penggunaan Tenaga Kerja (SDM) maupun Mobilisasi Kendaraan/Peralatan Kerja dan upaya untuk selalu menjaga bahkan meningkatkan KUALITAS Pelayanan.

Bagaimana semua itu bisa dipantau? Kita juga butuh Monitoring, yang dimaksudkan untuk memastikan semua pekerjaan (berikut pentahapannya) berlangsung sesuai dengan perencanaan. Lantas  siapa yang melakukannya? Monitoring menjadi tanggungjawab  GM dan/atau Manajer Operasi yang dilaksanakan secara berkala dan hasilnya dilaporkan kepada para pimpinan. Jika dianggap perlu, hasil monitoring dibuat dalam bentuk berita acara  pemeriksaan.

Monitoring bisa dilaksanakan dengan berbagai cara, antara lain melalui pemeriksaan laporan progress report yang diperoleh dari lapangan. Mengadakan  pemeriksaan TIDAK LANGSUNG  dengan kontak komunikasi  melalui: telephone, fax , email, tele-conference dan lainnya. Bisa juga memeriksa secara LANGSUNG  berupa INSPEKSI MENDADAK tanpa konfirmasi.

Selajutnya, kapan Evaluasi Pekerjaan harus dilakukan?

Evaluasi proyek dilaksanakan segera setelah suatu proyek telah dinyatakan selesai.  Evaluasi harus dilaksanakan secara periodik (setiap akhir bulan, setiap Triwulan, Semester dan Tahunan).

Evaluasi proyek dimaksudkan untuk menilai kembali seluruh: proses, pelaksanaan suatu pekerjaan dengan menggunakan parameter terbaik yakni (Efektivitas Operasional, Efisiensi Pembiayaan, serta Keamanan penyelesaian pekerjaan).

Untuk kepentingan peningkatan KUALITAS PELAYANAN, maka Evaluasi dapat dilakukan tidak hanya melibatkan seluruh karyawan (Internal) tetapi juga dengan melibatkan pihak Eksternal (customer), dengan maksud untuk mengetahui dan memperbaiki aspek KEPUASAN PELANGGAN.  

Nah, itulah pendapat seorang  yang sok tahu yang berada di pinggir jalan ketika ia terseret masuk arena permainan kemudian harus berhadapan dengan urusan bisnis, yang cukup menyita waktu saya dalam sepekan terakhir ini. 


Inti gagasan ini sebenarnya berkisar pada mimpi yang indah (dream), pencarian apa yang terbaik berdasarkan nilai yang tersedia (discover), kemudian merancang program yang kuat (design) untuk dapat dilaksanakan (deliver), sehingga semua impian itu bisa menjadi kenyataan (destiny). Mudah dan sederhana. Yang mungkin dianggap sulit, adalah bagaimana gagasan sederhana ini bisa dipahami oleh teman-teman yang berniat menjalankan usaha. 


Sayangnya, kebanyakan orang hanya memperhatikan hasil akhirnya saja. Mereka malas, tidak  berminat untuk mau melihat sejenak, kemudian memahami bahwa: dibalik setiap kesuksesan itu terdapat pergulatan yang sengit, yang harus dihadapi secara konsisten oleh siapa saja yaitu apa yang disebut sebagai PROSES, yang bis amenentukan hasil akhir suatu kegiatan. Inilah sebenarnya harga yang harus dibayar oleh mereka yang ingin mencapai keberhasilan. Pepatah orang tua mengatakan: no gain no pain! Tidak ada ganjaran tanpa kesusahan.